HOW TO USE

3つのステップで、
全員分の書類を。

いつもの名簿とPDFから、案内状・参加証・通知書などを作れます。Excelがなくても、名前の貼り付けや直接入力で始められます。

さしこみPDFを開く配置を再利用する

名簿とPDFはブラウザ内で処理します。
ページを閉じたり更新したりすると作業内容は失われます。使い終わったPDFと、再利用したい配置設定は保存してください。

  1. 名簿と書類を準備する

    名前の一覧や表を貼り付けるか、CSV・TSV・Excel（xlsx）を選びます。「直接入力する」から小さな表を作ることもできます。取り込み前の表で、項目名・人数・先頭の人を確認してください。

    元になるPDFを選びます。差し込みたい場所を空欄にしたPDFをご用意ください。PDFがない場合は、A4縦または横の白紙から始められます。

    まずは「サンプルで試す」で、架空の5人分の名簿を使って操作できます。

  2. 差し込み項目を置く

    「氏名」や「住所」などの項目を選び、用紙の入れたい位置へ置きます。位置・枠の大きさ・文字サイズ・揃えを調整してください。固定文字を追加すると、全員に共通の文章も入れられます。

    敬称は自動で付きません。必要に応じて「様」「御中」や固定文字を加えます。長い名前や住所には、縮小または折り返しを設定できます。

    細かな位置合わせはPCの広い画面が便利です。

  3. 下見して、PDFを保存する

    実際のPDFで、前後の人や長い名前の人の仕上がりを確認します。全件チェックの「確認が必要」を開き、表示された箇所を修正します。

    現在の1人分、または出力対象の全員分をPDFにできます。全員分は元の名簿順です。台紙が複数ページなら、1人分の全ページをまとめた順番で出力します。

    保存したPDFを開いて、まず1人分を「実際のサイズ／100%」で試し印刷してください。プリンターの用紙設定や印刷できない余白によって、実際の印字位置は変わることがあります。

取り込んだ名簿を確認する

1人目と項目名を確認

名前だけの一覧では「1行目を項目名にする」をオフにします。見出し付きの表ではオンにして、データ人数が正しいことを確かめてください。名前の間のスペースだけでは列を分けません。

表示された値を基準にする

先頭のゼロ、長い番号、空白は勝手に変えません。Excelは保存されている表示と計算結果を使い、数式の再計算はしません。Excel側ですでに失われた桁や先頭ゼロは復元できません。

印刷する人を選ぶ

名簿の確認・修正画面でセルを直し、出力対象を選べます。検索は表示を絞る操作です。検索結果以外の人が自動で出力対象から外れることはありません。保存前に対象人数と除外人数を確認してください。

日本語が崩れるとき

CSVの文字コードを「UTF-8」または「Shift_JIS」に切り替え、読み込み前の表で確認します。文字化けしたまま確定しないでください。

同じ配置を、次の名簿にも使う

「設定を保存」で .sashikomi ファイルを保存できます。元の書類、差し込み位置、見出し、固定文字が入り、名簿のデータ行は入りません。

設定ファイルにも、元の書類と固定文字が含まれます。
書類・固定文字・見出しに個人情報があれば、その情報は残ります。保管先にご注意ください。

次回は設定ファイルと新しい名簿を読み込み、項目の対応を確認します。見出しや列の並びが変わったときは、特に氏名・住所・番号が正しい列につながっているかを下見してください。

使えるファイルと上限

項目上限・対応範囲
元の書類PDF、20MiBまで・1人あたり10ページまで
名簿ファイルCSV・TSV・xlsx、10MiBまで
名簿の大きさ2,000行・100列・200,000セルまで
セル・固定文字1枠5,000文字まで
配置する項目台紙全体で100個まで
一度の出力合計1,000ページまで。200ページを超える場合は、人の途中で切らずにファイルを分けます
設定ファイル圧縮30MiB・展開40MiBまで

上限は端末での処理性能を保証する数値ではありません。画像の多いPDFや古い端末では、人数を分けるなどしてお試しください。

対応していないもの

困ったとき

文字が枠に収まらない

枠を広げる、文字サイズを変える、縮小・折り返しを選ぶなどで調整します。縮小には下限があります。全件チェックで途中や最後の人にも問題がないか確認してください。

使えない文字がある

同梱フォントにない文字は、似た字へ勝手に置き換えません。表示された文字と行を確認し、適切な表記を入力し直すか、その文字に対応した別の作成方法をご利用ください。

PDFに元の宛名が残る

すでに書かれている宛名を自動で消す機能はありません。差し込み部分を空欄にしたPDFを使ってください。スキャンPDFも背景として使えますが、文字を読み取ったり置き換えたりはしません。

ページを閉じてしまった

名簿や作業内容は自動保存していません。元の名簿と書類を読み込み直してください。設定ファイルを保存していた場合は配置を再利用できます。

印刷前の確認

自動チェックは、宛先の正しさや文面の内容まで判断しません。元データ・出力人数・PDFの仕上がりを確認し、組織での利用は所属先のルールに従ってください。

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